Mengelola pesan email dengan menggunakan aturan

Yapp ini juga merupakan artikel yang saya ambil dari blog orang lain. untuklebih jelasnya mohon dibaca readers 🙂

Aturan adalah sebuah tindakan yang dijalankan Microsoft Outlook secara otomatis pada pesan masuk atau keluar, berdasarkan kondisi yang telah Anda tentukan.

Gunakan Outlook Web App, sebagai gantinya? Lihat Aturan kotak masuk untuk mempelajari tentang membuat dan mengelola aturan Anda yang juga akan berfungsi dengan program desktop Outlook.

Di artikel ini

Bagaimana aturan membantu Anda mengelola pesan email

Membuat aturan

Mengimpor atau mengekspor aturan

Menghapus aturan

Menjalankan aturan secara manual

Aturan berbasis server versus aturan klien saja

Menerapkan aturan ke item Outlook lainnya

Meneruskan pesan ke luar organisasi Anda

Bagaimana aturan membantu Anda mengelola pesan email

Aturan membantu mengurangi pengarsipan secara manual atau pengambilan tindakan yang sama ketika pesan yang serupa masuk. Berbeda dengan Langkah Cepat, aturan umumnya selalu aktif dan berjalan secara otomatis. Misalnya, ketika pesan diterima dari orang tertentu, maka pesan secara otomatis dipindahkan ke folder yang sudah Anda tentukan.

Panduan Aturan membantu Anda mendesain aturan untuk mengelola pesan. Aturan masuk dalam salah satu dari dua kategori — organisasi dan pemberitahuan.

Panduan Aturan termasuk templat untuk aturan yang paling sering digunakan, termasuk yang berikut ini:

  • Tetap TerorganisasiAturan ini membantu Anda mengarsipkan dan menindaklanjuti pesan. Misalnya, Anda membuat sebuah aturan untuk pesan dari pengirim khusus, contohnya Anne Weiler, dengan kata “penjualan” di baris Subjek, yang ditandai bendera untuk tindak lanjut, dikategorikan sebagai Penjualan, dan dipindahkan ke folder bernama Penjualan Anne.
  • Tetap Up to DateAturan ini memberi tahu Anda melalui beberapa cara ketika Anda menerima pesan tertentu. Misalnya, Anda dapat membuat sebuah aturan yang mengirim pesan secara otomatis ke perangkat seluler Anda ketika Anda menerima pesan dari anggota keluarga.
  • Mulai dari aturan kosongIni adalah aturan yang Anda buat tanpa bantuan templat aturan sehingga dapat Anda kustomisasi sepenuhnya.

Atas Halaman

Membuat aturan

Outlook menyertakan templat aturan untuk skenario umum. Gunakan templat aturan ini, atau desain aturan kustom Anda sendiri.

Menggunakan templat aturan Outlook

  1. Klik tabFile.
  2. KlikKelola Aturan & Pemberitahuan.
  3. Dalam kotak dialogAturan dan Pemberitahuan, pada tab Aturan Email, klik Aturan Baru.
  4. Di bawahLangkah 1: Pilih templat, pilih templat yang Anda inginkan dari koleksi templat Tetap Terorganisasi atau Tetap Up to Date.
  5. Di bawahLangkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai bergaris bawah. Misalnya, jika Anda mengklik link orang atau grup publik, Buku Alamat akan terbuka.
  6. KlikBerikutnya.
  7. Di bawahLangkah 1: Pilih kondisi, pilih kondisi yang Anda inginkan untuk dipenuhi pesan agar aturan dapat diterapkan.
  8. Di bawahLangkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai yang bergaris bawah untuk setiap kondisi yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.
  9. KlikBerikutnya.
  10. Di bawahLangkah 1: Pilih tindakan, pilih tindakan yang Anda inginkan agar dilakukan aturan ketika kondisi tertentu terpenuhi.
  11. Di bawahLangkah 2: Edit deskripsi aturan, klik sebuah nilai bergaris bawah untuk kondisi yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.
  12. KlikBerikutnya.
  13. Di bawahLangkah 1: Pilih pengecualian, pilih pengecualian untuk aturan tersebut, lalu klik Berikutnya.
  14. Di bawahLangkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai yang bergaris bawah untuk setiap pengecualian yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.
  15. KlikBerikutnya.
  16. Di bawahLangkah 1: Tentukan nama untuk aturan ini, masukkan nama.
  17. Di bawahLangkah 2: Opsi aturan penyetelan, pilih kotak centang untuk opsi yang Anda inginkan.
    • Jika Anda ingin menjalankan aturan ini pada pesan yang sudah ada diKotak Masuk, pilih kotak centangJalankan aturan ini sekarang pada pesan yang ada di “Kotak Masuk”.
    • Secara default, aturan baru diaktifkan. Untuk menonaktifkan aturan, kosongkan kotak centangAktifkan aturan ini.
    • Untuk menerapkan aturan ini ke semua akun email yang ditetapkan di Outlook, pilih kotak centangBuat aturan ini pada semua akun.
  18. KlikSelesai.

Atas Halaman

Mendesain aturan kustom

  1. Klik tabFile.
  2. KlikKelola Aturan & Pemberitahuan.
  3. Dalam kotak dialogAturan dan Pemberitahuan, pada tab Aturan Email, klik Aturan Baru.
  4. Di bawahMulai dari aturan kosong, klik salah satu Periksa pesan saat masuk atau Periksa pesan setelah mengirim.
  5. KlikBerikutnya.
  6. Di bawahLangkah 1: Pilih kondisi, pilih kondisi yang Anda inginkan untuk dipenuhi pesan agar aturan dapat diterapkan.
  7. Di bawahLangkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai yang bergaris bawah untuk setiap kondisi yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.
  8. KlikBerikutnya.
  9. Di bawahLangkah 1: Pilih tindakan, pilih tindakan yang Anda inginkan agar dilakukan aturan ketika kondisi tertentu terpenuhi.
  10. Di bawahLangkah 2: Edit deskripsi aturan, klik sebuah nilai bergaris bawah untuk kondisi yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.
  11. KlikBerikutnya.
  12. Di bawahLangkah 1: Pilih pengecualian, pilih pengecualian untuk aturan tersebut, lalu klik Berikutnya.
  13. Di bawahLangkah 2: Edit deskripsi aturan, klik nilai yang bergaris bawah untuk setiap pengecualian yang Anda tambahkan, lalu tentukan nilainya.
  14. KlikBerikutnya.
  15. Di bawahLangkah 1: Tentukan nama untuk aturan ini, masukkan nama.
  16. Di bawahLangkah 2: Opsi aturan penyetelan, pilih kotak centang untuk opsi yang Anda inginkan.
    • Jika Anda ingin menjalankan aturan ini pada pesan yang sudah ada diKotak Masuk, pilih kotak centangJalankan aturan ini sekarang pada pesan yang ada di “Kotak Masuk”.
    • Secara default, aturan baru diaktifkan. Untuk menonaktifkan aturan, kosongkan kotak centangAktifkan aturan ini.
    • Untuk menerapkan aturan ini ke semua akun email yang ditetapkan di Outlook, pilih kotak centangBuat aturan ini pada semua akun.
  17. KlikSelesai.

Atas Halaman

Membuat aturan berdasarkan pengirim atau penerima pesan

Aturan dapat dibuat dengan cepat dari pesan mana saja. Keunggulan metode ini adalah bahwa aturan disarankan berdasarkan pengirim atau penerima pesan. Misalnya, ketika Anda memulai dengan sebuah pesan, satu aturan yang disarankan akan memindahkan semua pesan dari pengirim tersebut ke folder yang Anda pilih.

  1. Klik pesan dari mana Anda ingin membuat aturan, lalu pada tabBeranda, dalam grup Pindahkan, klikAturan.

Aturan yang disarankan muncul berdasarkan pengirim dan penerima pesan.

  1. Lakukan salah satu hal berikut ini:
    • Klik salah satu aturan yang disarankan, klik folder tujuan, lalu klikOK.
    • Untuk opsi aturan lainnya yang berdasarkan pada pengirim, penerima, atau subjek pesan, klikBuat Aturan.

Jika Anda memilih Buat Aturan dalam langkah 2, kotak dialog Buat Aturan akan muncul. Lanjutkan dengan langkah-langkah berikut ini.

  1. Di bawahJika saya mendapatkan email dengan semua kondisi yang dipilih, pilih kotak centang untuk kondisi yang Anda inginkan.
  2. Di bawahLakukan hal berikut, pilih kotak centang untuk tindakan yang Anda ingin agar dijalankan oleh aturan ketika kondisi tertentu terpenuhi.
  3. Pilih kotak centangPindahkan item ke folder.
  4. Klik folder lama atau klikBaru untuk membuat folder untuk menyimpan pesan.

Untuk menambah kondisi, tindakan, atau pengecualian lainnya ke aturan, klik Opsi Tingkat Lanjut, lalu ikuti instruksi selanjutnya dalam Panduan Aturan. Ini adalah panduan sama yang muncul bila Anda mengklikKelola Aturan & Pemberitahuan dalam tampilan Backstage (dengan mengklik tab File). Baca Desain aturan kustom untuk informasi selengkapnya.

  1. KlikOK.
Iklan

Diterbitkan oleh

juliaizaidah

Hye readers and site seers me this is my site that simple but can make you interested to see it. introduce my name is Julia. simple but i know why this might be a gift from the Allah SWT. :)

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s